כשמדובר באירוע שלנו, אין סיכוי שנסתפק בפחות ממושלם. רבים מעדיפים להשאיר את זה בידי חברות הפקה מקצועיות ומנוסות, אך ישנם כאלה שרוצים לתכנן את אירוע החלומות שלהם בעצמם. כך תתכננו חתונת פאר, בר/בת מצווה מיוחדת ואירועים נוספים ממש כמו המקצוענים.

להפיק או למצוא מפיק?

כיום כבר ברור למדי שהפקת אירועים איננה משימה פשוטה, ולא לחינם הפך המקצוע לנחשק ואף הפך למסלול לימודים במוסדות האקדמאיים השונים. חברות הפקת אירועים לוקחות מידי החוגגים את האחריות על כל שלבי ההכנה וההפקה, החל מעיצוב האירוע ורשימות מוזמנים ועד תפריט האוכל, המוזיקה והפרחים שיוצבו על כל שולחן.

תכנון עצמאי של האירוע אינו דבר של מה בכך ומצריך התייחסות למספר פרמטרים מרכזיים ולשם הכנו עבורכם את המדריך הקצר והקולע לתכנון האירוע האידיאלי עבורכם.

סוג ואופי האירוע

בשלב הראשון יש לבחור את סוג האירוע (חתונה, בר/בת מצווה, ברית/ה וכו׳) ואת אופי האירוע המבוקש (קונספט מיוחד, קלאסי וכו׳). כאשר דנים באופי האירוע המבוקש יש להחליט על סגנון האירוע.

ישנו מגוון רחב בענף תכנון האירועים השונים, ולכן חשוב לקבוע מראש האם מדובר באירוע קטן ואינטימי או גדול ומלא הפעלות ואטרקציות? אירוע קלאסי או בסגנון המערב הפרוע? שמרני או משוחרר? יש להכריע בשאלת הסגנון הרצוי בהתאם לסוג האירוע המתוכנן ורק אז להתחיל בתכנון בפועל.

מספר מוזמנים

לפני כל שאר השלבים המעשיים חשוב לדעת כמה אורחים צפויים להגיע לאירוע, ולשם כך יש לערוך רשימת מוזמנים. בשלב זה לא חובה לשאת בכל הנטל ועל מנת להמנע מטעויות מביכות רצוי להיעזר בבני המשפחה לייעל את התהליך.

יש לחלק את הרשימה לקטגוריות:

  • משפחה קרובה
  • חברים קרובים
  • חברים לעבודה
  • מוזמנים של ההורים והאחים
  • ומוזמנים שהגעתם בטוחה לעומת אלו שהגעתם מוטלת בספק

לשם כך רצוי להיעזר בחברה המבצעת אישורי הגעה.

כאשר כל מוזמן הוא בעל משמעות כלכלית, השגת מספר המוזמנים היא בגדר חובה בכדי להמשיך בתהליך התכנון באופן היעיל והנכון עבורכם.

בחירת מיקום

כיום, ניתן למצוא אולמות אירועים כמעט בכל איזור בארץ, עם זאת בשל הריחוק הגיאוגרפי האפשרי בין המשפחות המתאחדות ומקום מגוריהם של המוזמנים, רבים מתקשים להחליט על מיקום האירוע.

על אף שזו החלטה אישית ומשתנה, על פי חלוקה יחסית בין מיקומם הגיאוגרפי של האורחים והמשפחות ובין ההעדפה שלכם והתקציב שהקצאתם – תוכלו למצוא את האיזור בו נכון ביותר לקיים את האירוע.

כדאי לזכור שאולמות אירועים בצפון זולים באופן משמעותי מאולמות במרכז הארץ.

מסגרת תקציב

שלב קריטי שיש לחרוט אותו בזכרון לכל אורך תהליך התכנון, בניית מסגרת תקציב נכונה ואידיאלית עבורכם תמנע הוצאות מיותרות ואשליות מנופצות.

עליכם לתקצב הכל, החל מגן האירועים, הביגוד והצלם ועד סידורי הפרחים והמגנטים שייקחו האורחים למזכרת.

ישנן הוצאות קבועות ולהם טווח מחירים יחסית קבוע כגון:

ישנן הוצאות שכן תלויות בכם ובכמות המוזמנים כגון: הזמנות לחתונה, אלכוהול, זיקוקין, פרחים, מגנטים, נגנים ועוד.

תכנון נכון יאפשר לכם להיצמד לתקציב מבלי לפגוע בהפקת האירוע שתמיד חלמתם.

בחירת אולם/ גן אירועים

בהתאם לתקציב, המיקום וכמות המוזמנים, בוחרים את המקום שיארח עבורכם את האירוע, זהו פרט קריטי ותלוי הן ברצונכם האישי והן במשתנים מחייבים כמו עונות השנה, סוג ואופי האירוע וכו׳.

כיום ישנו מגוון רחב של מקומות המאפשרים קיום אירועים כגון: וילות, לופטים, חופי ים מסודרים ועוד. עם זאת הרוב המוחלט בוחר לקיים את האירוע בגנים ואולמות האירועים השונים.

בחירת תאריך

קביעת התאריך גם היא מהווה שלב חשוב להמשך התכנון בשל היתרונות והחסרונות שבכל עונה בשנה. כך למשל חתונה בחורף בד״כ לא תאפשר חופה בחוץ אך כל ההוצאות הכרוכות באירוע יהיו זולות מאשר בקיץ ובתאריכים בחירת תאריךהמבוקשים ביותר. חשוב לזכור שדברים רבים תלויים בעונת השנה בה יתקיים האירוע, בין אם מדובר בהפעלות ואטרקציות מיוחדות או בסגנון הביגוד, התאורה והתפריט.

כדאי לזכור! באופן כללי אירועי חורף זולים יותר מאירועים הנערכים ביתר עונות השנה.

בחירת ביגוד

בלי קשר לסוג ולסגנון, אירוע אף פעם לא יהיה מושלם בלי בחירת הלבוש הנכונה, לשם כך השקיעו מחשבה מאחורי בחירת התכשיטים והביגוד לאירוע שכן זוהי דרך נוספת להנציח את המאורע שלא תרצו לשכוח. זכרו שזה לגמרי ביידים שלכם אם תהיו או לא תהיו היהלום של האירוע.

 

  • שמלת כלה – אין צורך להרוויח על חשיבותה של שמלת הכלה למתחתנת הטרייה. שמלת הכלה מאז ומתמיד מהווה חלק בלתי נפרד מכל חתונה ועל אף המשקל הכלכלי הכרוך בנושא אין דבר חשוב יותר לכלה מאשר השמלה איתה תכנס לחופה. שמלות כלה ניתן להשיג בחנויות רבות, כמו כן ניתן לתפור שמלה מותאמת אישית ואף להשכיר לערב אחד.
  • חליפת חתן – בשנים האחרונות המין הגברי הולך וצועד על פי צו האופנה וגברים רבים להרגיש ולהיראות במיטבם באירוע החשוב בחייהם. בשל הדרישה ההולכת וגוברת לחליפות חתן, יכולים לבחור הגברים חליפות ממגוון רחב של חנויות, מעטים מעדיפים לתפור ולהשכיר, חשוב לזכור שבניגוד לשמלת הכלה, חליפה בעידן העסקי שלהיום הינה פריט חובה בארונו של כל גבר.
  • בגדי בר מצווה – אירוע בר המצווה הוא אירוע חשוב בתהליך שעובר כל ילד במדינת ישראל, זהו יום מיוחד ומלווה בצילומים רבים ולכן חשוב להקפיד שהילד זוכה ללבוש בגדים איכותיים ואופנתיים. בגדים לבר מצווה ניתן למצוא במגוון הרחב של חנויות הביגוד והאופנה הקיימות בשוק והדבר לא מחייב הוצאה כלכלית כבדה.
  • שמלת בת מצווה – בכל הנוגע לבת המצווה – שמלה יפה ואופנתית היא חובה. בת המצווה הוא אירוע מכונן בתהליך התפתחותה של כל ילדה בדרך להיותה אישה מן המניין, חשוב להשקיע בשמלת בת המצווה על מנת לוודא שהחוגגת תנצוץ בין האורחים ותרגיש הכי יפה ומיוחדת. שמלות לבת המצווה ניתן למצוא גם כן בחנויות הביגוד והאופנה השונות וגם במקרה הזה ניתן להשיג שמלה יפה ואיכותית מבלי לשקוע בהשקעה כלכלית כבדה.

בחירת אנשי מקצוע ושירות

אירוע מכל סוג מצריך רשימה ארוכה של אנשי מקצוע, ספקים ונותני שירות שונים, לכל אחד מהם משקל משמעותי בפן הכלכלי וחשיבות עליונה לאופי וסגנון האירוע, לשם כך ראוי להכיר בחשיבותם ובאופי השירות אותו הם מספקים, חלק מאותם שירותים נחוצים בכל אירוע ואילו חלק נשכרים על פי הצרכים האישיים של בעלי האירועים.

בכל הנוגע לנותני השירות השונים ודאו ע״י שיחת טלפון יום-יומיים לפני האירוע שהכל מתקיים במתוכנן וכפי שתואם מראש.

  • קייטרינג – ישנם אולמות וגני אירועים שאינם מספקים את האוכל, לשם כך קיימות חברות וספקים של קייטרינג חיצוני. לרוב תמצאו המלצות חמות מהאולם עצמו אך ניתן להגיע להחלטה גם בעצמכם, לשם כך יש לשים לב למספר פרטים כגון: כמות המלצרים, תעודות כשרות, ניסיון בתחום, טיב ואיכות האוכל ומה כלול בחבילה המתקבלת (אלכוהול, בר קפה, מנות ילדים וכו׳).
  • דיג’יי – אחד המרכיבים החשובים בכל אירוע הוא מוזיקה, לשם כך האחריות כולה מוטלת על כתפיו של התקליטן שתבחרו. כיוון שבחירה בין עשרות אלפי התקליטנים בארץ איננה משימה פשוטה מעדיפים רבים לבחור באחת מהמלצות האולם, אך אלו המעוניינים לבחור בעצמם צריכים לשים דגש על מספר דברים כגון: ניסיון באירועים (ניתן לבקש צילומים וסרטונים להוכחה), ידע מוזיקלי רצוי, קריאת קהל נכונה, מעברים בין שירים וכמובן חשוב שיהיה חיבור טוב בין התקליטן לבעלי האירוע.
  • צלם – לא פחות מהתקליטן שאחראי על כל תזוזה ברחבה, הצלם הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר והדבר היחיד העומד בין אלבום תמונות ווידאו משעמם לבין הנצחת האירוע כחוויה בלתי נשכחת. על אף שגם במקרה הנ״ל רבים מעדיפים לדבוק בהמלצת האולם, ישנם רבים המעדפים לבחור את הצלם בעצמם ולשם כך בראש ובראשונה יש לוודא שישנה כימיה טובה בינכם לבינו. כמובן שכדאי להכיר ולבחון אופציות נוספות של אטרקציות צילום לקבלת מזכרות מ ה מ מ ו ת (השוק המודרני מלא באפשרויות מגניבות!) דוגמת מראת הסלפי המתקדמת של פוטומאסטר, תאי צילום חדשניים שיפוזרו ברחבי האולם ובכניסה או טכנולוגיות צילום בשילוב של מציאות רבודה. כמובן שחשוב לקחת בחשבון את המחירים הכלולים בתמונות, עיצוב ועריכת האלבומים והקליפים וכן את מספר המצלמות, העמדות והאביזרים השונים שיהיו בשימוש באירוע.
  • הזמנות לאירוע – את ההזמנות לאירוע נהוג לשלוח בערך שבועיים-שלושה לפני תאריך האירוע. בתוכן ההזמנה יש לכלול את הפרטים הבאים: שמות מלאים, שמות ההורים, תאריך, שעות קבלת פנים (חופה, טקס), שם האולם/גן האירועים, מפת הגעה וטלפון/מייל לאישור השתתפות.
  • אלכוהול – אחד הגורמים שיכריעו עד כמה גדול יהיה החיוך איתו יעזבו האורחים את האירוע. לרוב בכל האירועים המחירים אינם כוליים משקאות חריפים תוצרת חוץ, לשם כך זוהי משימה שמוטלת עליכם. רצוי לרכוש מסיטונאים במחירים זולים ככל הניתן משום שזוהי הוצאה כבדת משקל. את האלכוהול אפשר לחלק בשולחן או להפקיד בידי בר אקטיבי מקצועי במידה ותחליטו לשכור אחד כזה.

ישנם שירותים וספקים רבים נוספים הקיימים לרשותם של מתכנני האירועים כגון: אטרקציות לאירועים, סידורי פרחים, זיקוקין, מגנטים ועוד.

שירותים אלו נתונים לרצונותיהם של בעלי האירוע והמגוון הרחב של האפשרויות נותן מקום לדמיון להתפרע, עם זאת זכרו להצמד לתקציב שהקצאתם ולא לחרוג ככל הניתן.

חלוקת תפקידים יעילה

על מנת להוריד חלק מהעומס והלחץ ביום האירוע רצוי לחלק תפקידים בין קרובי המשפחה ואנשים עליהם אתם סומכים. ודאו שישנה חלוקה נכונה (סידור האולם, ניהול בעלי המקצוע ונותני השירות, אחראי אלכוהול וכו׳).

לסיום

על אף שהמדריך הנ״ל הינו כללי ומתומצת, ברור למדי שתכנון אירוע איננו עניין פשוט במיוחד וכולל בתוכו ארגונים רבים, עמידה בתקציב ובזמנים ולא מעט אחריות.

עם זאת תכנון נכון ועל פי השלבים ימנע מכם הוצאות מיותרות, בזבוז זמן והרבה כאב ראש ויביא אתכם ליום האירוע מוכנים לחוויה בלתי נשכחת – חוויה שאתם תכננתם בעצמכם!

כמו בכל דבר בחיים נסו ליהנות מהתהליך ולא לחכות שייגמר, ייתכן שעוד תתגעגעו להרגשה…