בחירת אוכל לאירועים ובמילים אחרות בחירת שירותי קייטרינג היא לא החלטה של מה בכך ויש להקדיש לחיפושים לא מעט זמן מחשבה ואנרגיה.

מהי החשיבות של האוכל באירועים?

אחת מההחלטות החשובות במסגרת תכנון אירועים מכל הסוגים לרבות אירועים עסקיים, אירועי חברה, אירועי משפחה קטנים או גדולים ועוד, היא חברת הקייטרינג שתספק לכם מנות אוכל במהלך האירוע.

כמובן שכל הנושא הקולינארי משחק תפקיד מרכזי באירועים ולא אחת נהוג למדוד את הצלחתו של האירוע לפי טיב וסוג המזון שהוגש במהלכו.

מעבר לכך כיום ישנו מגוון עצום של חברות קייטרינג בשוק, כדאי מאד לפיכך לעשות שיעורי בית על מנת לבחור בצורה מושכלת ונבונה חברת קייטרינג מתאימה לאופי וסגנון האירוע שלכם.

הכנות מקדימות

ישנם כמה וכמה דברים עליהם אתם נדרשים לתת את הדעת טרם התחלת החיפושים אחר חברות קייטרינג מוצלחות ומומלצות. ראשית הגדירו לעצמכם מראש את מגבלות התקציב שברצונכם לייעד לכל הנושא של האוכל באירוע.

לאחר מכן קבעו תאריך מדויק ושעה לאירוע, מיקום גיאוגרפי בו יתקיים האירוע והאם הוא מציע סביבה מסודרת לניהול המטבח.

חשבו מראש את כמות המוזמנים וקחו בחשבון דרישות מיוחדות מצד האורחים או מצידכם לגבי נושא הכשרות, צמחונות, טבעונות וכיוצא באלו.

גורמים המחייבים בדיקה ראשונית

חשוב גם לקחת בחשבון את הקונספט של האירוע, אם כמובן מדובר בסוג של אירועי קונספט.

במסגרת המקום בו בחרתם לקיים את האירוע שלכם, בין אם זה אולם או גן אירועים, חשוב לוודא האם הוא מציע שירותי עיצוב עבור השולחנות כמו סידורי פרחים, התאמת המפות לכלי ההגשה וכדומה.

בררו האם ישנו צורך לשכור רהיטים לרבות כלי אוכל והגשה, שולחנות, כיסאות ועוד או ששירותים אלו מסופקים על ידי המקום בו יתקיים האירוע.

התחלת החיפושים ועבודות מחקר

לאחר שביררתם את כל הנתונים שצוינו לעיל וגיבשתם לכם באופן כללי מושג לגבי סוג וטיב השירות המבוקש לכם, תוכלו לגשת לחיפושים בביטחון מלא.

החיפושים אחר חברת קייטרינג אם כן יעשו על פי האינפורמציה שאספתם ובהתאם ליכולת של החברה לספק מענה הולם עבור הדרישות שהגדרתם לעצמכם מראש.

כך תוכלו לא רק להגיע אל חברת קייטרינג מוצלחת אלא אפילו ליהנות מהתהליך.

לאחר ההכנות הללו הגיע השעה לערוך עבודות מחקר כאשר בתחילה אספו כמה שמות של חברות קייטרינג מומלצות.

צמצום הרשימה- מדוע וכיצד?

בררו מול קרובי משפחה, חברים קולגות ומכרים אודות שירותי קייטרינג מומלצים. כמו כן תמיד רצוי להיעזר באינטרנט ובמנועי החיפוש על מנת למצוא חברות הפועלות באזור הגיאוגרפי המבוקש והרלוונטי לצרכיכם.

כעת ניתן להתחיל לצמצם את הרשימה שערכתם הכוללת כמה חברות מומלצות ופוטנציאליות. סננו את החברות שנמצאו הכי רלוונטיות לדרישותיכם והשתדלו לא לכלול ברשימה המצומצמת חברות שיש לכם ספק לגבי יכולתן להעניק לכם מענה מדויק עבור צרכיכם במהלך האירוע.

בירור אפשרויות לתפריטי אוכל מגוונים

מעתה ואילך, כלומר החל מרגע צמצום הרשימה, ניתן ליהנות מממספר מועט יחסית של חברות טובות שיענו על כל דרישותינו. בשלב הבא יש לברר מול אותן החברות שנותרו ברשימה האם הן זמינות בשעה ביום ובמקום שבו ייערך האירוע שלכם.

חפשו חברות קייטרינג שמציעות מגוון עשיר עד כמה שניתן של אפשרויות לתפריטים. ניתן להתרשם בדרך כלל מתפריטי האוכל של חברות קייטרינג באתר הבית שלהן. אם והחברה אינה מחזיקה ברשותה אתר באינטרנט מומלץ ליצור עימן קשר טלפוני או דרך המייל והפקס.

בירורים מול חברת הקייטרינג הרצויה

שימו לב האם החברה הנבחרת אכן מסוגלת לערוך מנות אוכל בהתאם לאופי וסגנון האירוע שלכם.

כך למשל אם בחרתם באולם אירועים שיארח עד 1000 איש, וודאו שהחברה מסוגלת להיערך לכך ולספק מנות אוכל איכותיות בזמנים הדרושים לכמות מרובה של מוזמנים.

הקפידו לוודא כי החברה אכן פנויה באותו היום בו אתם עתידים לערוך את האירוע, בדקו עד איזה שעה החברה נוהגת לעבוד זאת כדי להימנע מתשלום עבור שעות עבודה נוספות לחברה, אם והאירוע שלכם חרג ממשך הזמן המתוכנן.

צוות העובדים מטעם החברה

וודאו שהחברה מסוגלת לספק לכם איש קשר איתו תוכלו להיות במגעים בכל רגע נתון טרם האירוע עצמו כך שאם ונזכרתם לפתע באיזושהי תוספת נדרשת, יהיה לכם לאן לפנות.

שימו לב האם החברה מספקת שירותים מטעם מלצרים, האם יש לה ניסיון בהכנת אוכל לסוג האירוע שאתם מתכננים לערוך, האם היא דואגת להלביש את צוות העובדים שלה במדים מכובדים ורשמיים, האם צוות העובדים מטעם החברה אחראי למשלוחים, להכנות הראשוניות, לניקיון, להגשת האוכל ועוד.

מהו הציוד שמספקת החברה?

חשוב להבין כי שירותי קייטרינג אינם מסתכמים אך ורק באוכל, אלא מדובר בעולם שלם הכולל מגוון תחומים שונים. בדקו האם חברת הקייטרינג היא חברה הלכה למעשה או שמדובר במאפייה קטנה.

בסופו של יום יהיה עליכם לבחור חברה המתמחה בכל סוגי האירועים האפשריים. בין ההכנות המקדימות אשר חלקן הוזכרו לעיל, יש גם לברר האם החברה נוהגת לספק ציוד לרבות שולחנות וכסאות, כלי אוכל, כוסות, תנורים, מפות, אזורי בר וכיוצא באלו. אם ואתם נדרשים לחלק מהרכיבים האלו הקפידו לוודא שהחברה אכן מסוגלת לספק זאת.

אספקת ציוד חדש וניסיון החברה

על מנת שלא תמצאו את עצמכם כמה ימים ספורים לפני האירוע רודפים אחרי ספקים אחרים. אם והחברה מספקת את הציוד הרלוונטי לצרכיכם בדקו את איכותו, מה מצבו, האם מדובר באמצעי עבודה חדשים ועוד.

הרי מטבע הדברים לא תרצו להגיש לקהל המוזמנים באירוע מנות אוכל משובחות על מפות מוכתמות וסכינים מלוכלכים.

אם והאירוע העתידי ייערך באזור פתוח, תחת כיפת השמיים, שימו לב כי חברת הקייטרינג ערוכה לקראת עבודה בתנאי שטח פתוחים כדי להבטיח לכם ולאורחים חוויית קייטרינג מוצלחת.

כיצד להיערך לקראת אירועי קונספט?

אירועי קונספט מחייבים את החברה לעבוד על פי דרישות אלו ומאפייניו הבולטים של האירוע.

השתדלו לוודא שהחברה אכן מסוגלת להתאים את עצמה ומדיניותה לסוג האירוע שבחרתם להפיק.

כך עליה להתאים את סוג האוכל הנכון לאווירה הנתונה בזמן כזה לא אחר כמו כן לעצב ולסדר את השולחנות בהתאם לקונספט המרכזי והעיקרי של האירוע.

המידע שנאסף למאמר בשיתוף פעולה עם קייטרינג משהו מיוחד וחברת דוכני המזון Dream Berry.