השאלה כמה אנשים להזמין לאירוע כוללת בתוכה עוד לא מעט נושאים שחשוב וכדאי מאד לתת עליהם את הדעת על מנת להפיק אירוע מושלם.

קודם כל הירגעו!

אז אלו אנשים יזכו לחגוג יחד אתכם את אחד מהערבים המרגשים, המשמעותיים והחשובים ביותר בחייכם? מהי הסיבה שכיום רובם המכריע של החוגגים מקפידים על אישור הגעה מצד האורחים לעתיד? כיצד בכלל יש להתחיל בתכנון סידורי הישיבה? ועוד שאלות רבות שעליהן ננסה להשיב במאמר שלפניכם.

ראשית אנו ממליצים לכם לקחת נשימה עמוקה ולהירגע. אין לנו ספק שגם אתם, לצד מאות אם לא אלפי זוגות, תצליחו לעבור בשלום ועל הצד הטוב ביותר את השלב הזה.

סבלנות ואורך רוח להצלחה מובטחת במשימה

בסופו של דבר אתם תזכו להתבונן ברשימת מוזמנים מוכנה וסופית, תקבלו את כל אישורי ההגעה שייחלתם להם זמן רב, תתכננו בקפידה ובנחת את סידורי הישיבה ולצד שיתוף פעולה על ידי כל הגורמים המעורבים בהליך הזה ועם קורטוב של סבלנות ואורך רוח תוכלו להיות בטוחים ושקטים לגמרי שהכול יתקתק כמו שעון.

אז רגע לפני שאתם מתחילים להכין את רשימת המוזמנים, חשבו מהו סוג האירוע שברצונכם להפיק, האם יתאים לכם יותר אירוע אינטימי מצומצם, אולי אירוע קונספט ענק עתיר מוזמנים או לחילופין אירוע פרטי ובינוני.

הכנה התחלתית של רשימת המוזמנים

כדי לחשב את כמות המוזמנים לאירוע יש ראשית לפנות ערב שלם למשימה בו תתחילו לגבש רשימה של אנשים המשותפים לכל הצדדים החוגגים את האירוע.

אנשים אלו יכללו קרוב לוודאי את קרובי המשפחה של שני הצדדים, חברים, מכרים, קולגות לעבודה או ללימודים וכיוצא באלו.

כעת ומול המחשב פתחו תיקייה חדשה או קובץ במחברת החתונה ורשמו בו את כל השמות של האורחים הרצויים ולצידו של כל שם כזה ערכו כמה עמודות- כתובת עבור משלוח ההזמנה, מספר טלפון, דואר אלקטרוני לאישורי הגעה ומשלוחי תודות.

גיבוי והעתקים עבור הרשימה המתגבשת

הקפידו להכין שני עותקים לרשימה המתגבשת שלכם והדפיסו אותם, שאת כדי להימנע ממצבים אפשריים בהם הרשימה תיעלם במפתיע ואתם תיוותרו חסרי אונים ואובדי עצות עם פרויקט עצום שנדרש להתחיל שוב מאפס.

גם אם שמרתם את הרשימה על קובץ במחשב, דאגו תמיד לגיבוי שוב כדי לא לבצע מחדש ומההתחלה את עבודת האיסוף שכמובן תגבה מכם לא מעט זמן יקר ונחוץ.

למרות שבסופו של דבר מדובר באירוע שלכם, עליכם תמיד לזכור כי השמחה שלכם היא השמחה של הוריכם ועל כן חשוב לכלול ברשימה גם קרוביהם.

להזמין גם את הקרובים של ההורים

זכרו בנוסף כי לעתים קרובות מי שמממן את הוצאות החתונה בסופו של דבר הם החברים הטובים וקרובי המשפחה של ההורים דווקא.

וודאי לא תרצו להחמיץ הזדמנות כלכלית זאת, מעבר לדרישה המוסרית המצופה מכם. בשלב ההתחלתי אם כן של הכנת רשימת המוזמנים בררו מול ההורים מיהם האנשים החשובים שברצונם להזמין לאירוע.

הוסיפו לאחר מכן את אותם האנשים לרשימה שלכם גם אם מדובר באנשים שכלל לא יצא לכם לפגוש. בקשו מההורים להשיג את מלוא המידע החשוב אודות מוזמניהם.

מחיקת כפילויות ומעבר על הרשימה החדשה

בשלב הזה, כאשר הרשימה שנמצאת בידיכם כוללת את אותם המוזמנים של ההורים, החלו למחוק את אותם השמות שציינתם ברשימה הפרטית שלכם.

מדובר בכפילויות במילים אחרות ובדרך כלל הן כוללות את הדודים הקרובים, סבים וסבתות, שכנים וחברים מהילדות. שלב זה מהווה גם הזדמנות מצוינת לעבור שוב על הרשימה ולוודא שלא שכחתם או החסרתם שום אדם חשוב.

הבעיה מתעוררת לא כאשר הגעתם לשלב שבו כמות המוזמנים שיש ברשימה היא מספקת אלא מתי שחרגתם ממנו.

כיצד לצמצם את הרשימה?

אם לא נותרת בידיכם ברירה והרשימה שלכם כוללת יותר מדי אנשים מן המצופה יהיה עליכם לערוך פשרות ואי אלו וויתורים.

אנו יודעים, זה מאד מצער אך שוב מדובר במגבלות האירוע הפרטי שלכם, שאתם אלו שמלכתחילה הצבתם אותן מראש.

כדי להקל על ההליך הזה ניתן לעשות שימוש במה שנקרא שיטת האלימינציה, היינו לבדוק ראשית אלו מבין האנשים הם הכרחיים באירוע שלכם ולא ניתן לוותר על השתתפותם. לאחר מכן הרשימה תכלול את אותם האורחים הרחוקים יחסית.

התייחסות למגבלות התקציב

הקדישו זמן ומחשבה לצורך להזמין את הקרובים מדרגה רחוקה ועד כמה הכרחי שישתתפו באירוע שלכם.

אם הזמנתם גם חברים ממקום העבודה, יש לחשוב האם להזמין גם את בני או בנות זוגם או לחילופין לאפשר להם להחליט בכוחות עצמם בנוגע לכך.

חשוב גם להתייחס להזמנתם של ילדי האורחים. מקומות רבים בהם נהוג לקיים אירועים גובים את אותו התשלום עבור ילד מכיוון שהם סופרים את הכיסאות. שימו לב כי התקציב שלכם איננו יכול להישאר פתוח וחייב לעמוד במסגרת שהגדרתם לעצמכם מראש.

להזמין גם את האורחים הרחוקים

מעבר לכך יתכנו עוד לא מעט הוצאות בהמשך ארגון ותכנון האירוע כאשר הכנת רשימת המוזמנים היא השלב הראשון בהוצאות.

לגבי האורחים שאתם מתלבטים האם כדאי להזמינם או לא, השתדלו שלא לוותר עליהם אם אין לכם אי אלו הגבלות על התקציב והמקום שבו בחרתם להפיק את האירוע גדול דיו.

בדרך כלל אנשים שלא חשים קרבה ממשית אליכם, לא יפקדו את האירוע שלכם, אולם אתם מצידכם דאגתם להזמינם ובכך קניתם לעצמכם שקט נפשי. אם ויחליטו להגיע, הרי מה טוב, השמחה תהיה כפולה ומכופלת.

טיוטה מוכנה

לאחר שתמו הלבטים הראשונים ובידיכם טיוטה של רשימת המוזמנים הסופית הכוללת את המוזמנים של כל הצדדים המעורבים באירוע, אתם יכולים בהחלט לנשום לרווחה. אמנם עדיין לא מדובר ברשימה הסופית אך בהחלט התקדמתם במשימה באופן משמעותי.

כאן כדאי לוודא שכמות המוזמנים אכן תואמת את גודל המקום שבו עתיד להתקיים האירוע ואת מגבלות התקציב שלכם.

כאשר תפתחו את הרשימה בשלב הבא כלומר כחודש טרם האירוע, תוכלו להיעזר ברשימת הכתובות למשלוח ההזמנות.
עם התקרבותו של מועד האירוע, האולם ירצה לדעת במדויק את כמות המוזמנים הסופית, שעל פיה למעשה תחויבו בתשלום.

קרוב לוודאי שכמות המוזמנים באירוע תהייה שונה מזו המתוכננת ועל כן יש לוודא מי באמת מגיע על ידי שליחת אישורי הגעות.